Qu’est-ce qu’un mandat ?
Tout projet commence par un mandat. Il s’agit d’une demande à laquelle il faudra répondre par une réalisation.
Le mandat peut être formulé par un·e client·e, une entreprise, une galerie, un musée ou un·e enseignant·e. Il peut également être défini par soi-même, lorsqu’on souhaite développer un portfolio, créer une vitrine ou améliorer sa communication.
Un mandat ne décrit pas la solution. Il décrit un besoin.
Par exemple :
- créer une vitrine pour mettre en valeur les réalisations d’un atelier ;
- photographier une collection de bijoux ;
- préparer une exposition ;
- produire des images pour un site internet ;
- documenter les étapes de fabrication d’un projet.
Plus un mandat est compris avec précision, plus il sera facile de proposer une réponse adaptée.
Avant de commencer un projet, il est utile de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le besoin exprimé ?
- Qui formule cette demande ?
- Quel résultat est attendu ?
- À qui cette réalisation est-elle destinée ?
Comprendre le mandat est la première étape de tout projet. Chercher une solution avant d’avoir compris le problème conduit souvent à des propositions inadaptées.
Analyser le besoin
Le mandat exprime une demande. Le besoin explique pourquoi cette demande existe. Ces deux notions sont souvent confondues.
Par exemple, un mandat peut être :
« Nous souhaitons créer une nouvelle vitrine pour le secteur bijouterie. »
Mais le besoin réel peut être tout autre :
- attirer de futur·es apprenti·es ;
- valoriser les réalisations des élèves ;
- moderniser l’image de la formation ;
- mieux utiliser un espace peu visible.
Identifier le besoin permet de ne pas répondre uniquement à la demande formulée, mais au problème que cette demande cherche à résoudre.
Pour analyser un besoin, il est utile de se poser plusieurs questions.
- Pourquoi ce projet est-il nécessaire ?
- Quelle situation souhaite-t-on améliorer ?
- Quels problèmes cherche-t-on à résoudre ?
- Quels sont les besoins prioritaires ?
Définir les objectifs
Une fois le besoin compris, il devient possible de définir les objectifs du projet.
Les objectifs décrivent ce que le projet devra permettre d’obtenir. Ils servent de référence pendant toute sa durée et permettront d’évaluer son succès une fois terminé.
Un objectif efficace est :
- clair ;
- précis ;
- réaliste ;
- observable.
Par exemple, au lieu de « Faire une belle vitrine » on préférera « Concevoir une vitrine qui attire le regard, mette en valeur les réalisations des élèves et donne envie de découvrir la formation ».
Plus les objectifs sont précis, plus ils facilitent les choix qui seront faits par la suite.
Ils permettent également de déterminer les critères qui serviront à évaluer le projet.
Identifier les contraintes
Aucun projet ne se déroule dans des conditions idéales. Chaque réalisation doit composer avec des limites qu’il est important d’identifier dès le départ.
Ces contraintes peuvent concerner :
- le budget ;
- le temps disponible ;
- les ressources humaines ;
- le matériel ;
- l’espace ;
- les contraintes techniques ;
- les contraintes légales ;
- les contraintes de sécurité.
Les contraintes sont parfois perçues comme des obstacles. Pourtant, elles permettent souvent d’orienter les choix et stimulent la créativité.
Lire un cahier des charges
Toutes les informations recueillies au cours des étapes précédentes peuvent être regroupées dans un cahier des charges.
Ce document constitue la référence du projet. Il permet à toutes les personnes impliquées de partager la même compréhension du mandat et des objectifs.
Un cahier des charges comprend généralement :
- le contexte du projet ;
- le besoin identifié ;
- les objectifs ;
- le public visé ;
- les livrables attendus ;
- les contraintes ;
- le calendrier ;
- les critères de réussite.